Remote Working und Datenschutz
 

Remote Working und Datenschutz

Auch außerhalb des Büros muss Vertrauliches geschützt bleiben. Überall, wo remote gearbeitet wird, lohnt es sich, die Rahmenbedingungen auf Datensicherheit zu checken.

Anna ist stolz auf ihr kleines Büro im Handgepäck. Laptop und Handy ermöglichen ihr, auch von zu Hause aus zu arbeiten, auf Dienstreisen für ihre Kunden erreichbar zu sein und bei schönem Wetter auch einmal im Park oder einem Kaffeehaus ihren Arbeitsplatz aufzuschlagen.

Viele Unternehmen fördern diese Flexibilität zum Nutzen des Unternehmens, der Kunden und der Mitarbeiter. Dass dabei vertrauliche Daten besonders zu schützen sind, wird oft nicht ausreichend beachtet.

Die neue Datenschutzgrundverordnung (Mai 2018) sieht für mangelhafte Datensicherheit erhebliche Strafen vor: maximal 10 Millionen Euro oder 2 % vom Umsatz. Die Rahmenbedingen für Remote Work sollten daher mit IT- und Rechtsexperten auf Datensicherheit geprüft werden.

  • Prüfen Sie regelmäßig, ob Zugriffsrechte auf geschützte Daten noch gebraucht werden.       
  • Behalten Sie sehr sensible Daten der Bearbeitung in den Unternehmensräumlichkeiten vor, wo der technische Schutz und der Schutz vor Zugriff von Dritten am höchsten sind. 
  • Arbeiten mit privatem Equipment ist immer ein Risiko.  Daher sollte das Unternehmen die Ausstattung für den mobilen Arbeitsplatz (Handy, Laptop) zur Verfügung stellen. Das Trennen von privaten und geschäftlichen Daten ist auf Smartphones laut Experten kaum möglich. Viele Apps verlangen Zugriff auf sämtliche Kontaktdaten, somit landen auch sensible geschäftliche Daten in einer Cloud. Das Installieren von Software und Apps auf Firmenequipment sollte daher eingeschränkt werden.
  • Schon einfache Tools, wie Blickschutzfolien für Bildschirme, erhöhen die Sicherheit.


Vereinbaren Sie mit den Mitarbeitern verbindliche Rahmenbedingungen und Verhaltensweisen für Remote Work. Dazu gehört: 

  • Abschirmen der beruflichen Tätigkeit in der Öffentlichkeit, aber auch zu Hause 
  • Papierunterlagen mit vertraulichen Daten nur im unbedingt erforderlichen Maß außer Haus mitnehmen oder ausdrucken und nur in den Unternehmensräumlichkeiten entsorgen (Shredder, Datenschutzcontainer). 
  • Berufliche Emails und Daten nicht an private Mailadressen weiterleiten 
  • „Clean Desk“ gilt auch im Home-Office oder im Hotel 
  • Laptop und Geschäftsunterlagen nicht im Auto zurücklassen 
  • Bei Verlassen des Raumes Bildschirm und Handy sperren


Mindestens genauso wichtig wie ein gutes Regelwerk, ist Verständnis und Bewusstsein für Datenschutz zu schaffen und nicht zuletzt ein Management, das mit gutem Beispiel vorangeht.
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